Tips: 貼り付け・リンク・情報漏洩

• ExcelのデータをPowerPointに埋め込むと、元のブックの内容が全部埋め込まれる
  • 元のExcelファイルが大きければ、グラフ1枚貼っただけで PowerPointファイルも巨大化する
  • 元のExcelファイルに、外に出してはいけない生データが入っている場合、PowerPointファイルを配布したら大変
  • PowerPoint側でいろいろ体裁などは変えやすい
• ExcelのデータをPowerPointにリンクすると、リンク先のブックに関する情報が埋め込まれる
  • リンク先のファイルが存在しない他のコンピューターに移した際、トラブルが起きやすい
  • リンク先のファイルと同じ名前で別のファイルが存在するコンピューターでは何が起きるか分からない
  • 元のファイルが大きくても、パワーポイント側には埋め込まれていないので巨大化しない
• 図やテキストの表として貼り付けた場合にはこのような面倒はない
• プレゼンテーションファイルがどのように扱われるかをよく考えた上で貼付方法を選択することが重要

1. 貼付の方法

Excelの表やグラフのようなオブジェクトを PowerPointに貼り付ける方法は大きく分けると

1. Excelのオブジェクトとして貼り付ける（データをPowerPointに埋め込む）
2. Excelのオブジェクトとして貼り付ける（データは元の Excelブックにリンクしている）
3. 図として貼り付ける
4. テキストとして貼り付ける（表のみ）

の4通り（グラフの場合は3通り）である。

「編集」-「形式を選択して貼付」を選択すれば、表なりグラフなりに適切なフォーマットが選択可能となる。

グラフを「貼付（埋め込み）」しようとする場合に選べる方法

• Microsoft Office Excel グラフ　オブジェクト
• 図（Windows　メタファイル）
• 図（拡張メタファイル）

グラフを「貼付（リンク貼り付け）」しようとする場合に選べる方法

• Microsoft Office Excel グラフオブジェクト

表を「貼り付け（埋め込み）」しようとする場合に選べる方法

• Microsoft Office Excel ワークシート　オブジェクト
• 図（Windows メタファイル）
• 図（拡張メタファイル）
• デバイスに依存しないビットマップ
• ビットマップ
• リッチ　テキスト形式（RTF）
• 書式なしテキスト
• HTML形式

表を「貼り付け（リンク貼り付け）」しようとする場合に選べる方法

• Microsoft Office Excelワークシート オブジェクト
• ハイパーリンクの添付

2. 貼付の方法による違い

2.1 PowerPoint内での編集

• PowerPoint内での編集を優先するなら Excel グラフオブジェクトあるいはExcel ワークシートオブジェクトが便利
• 表の場合はテキストとして貼り付けるのも便利
• 図として貼った場合はグラフあるいは表としての編集はできない。Excel側で適切に整形済みであることが前提

PowerPointに貼り付けたExcelグラフをダブルクリックしたときの挙動

	オブジェクトとして貼ってある	Excelのグラフ操作が PowerPointの中から行える
	図として貼ってある	図として操作できる

2.2 プレゼンテーションファイルの大きさ

• ファイルの大きさは、メールで事前にプレゼンテーションファイルを送っておく場合などはかなり重要
• オブジェクトとしてグラフや表を貼り付ける際、通常の貼り付けを行うと元のブックのデータが PowerPointのファイルに入ってしまう
• グラフを1枚入れたらプレゼンテーションファイルの大きさがメールで送れる常識的な範囲を超えてしまうこともある

1056KBのファイル（seiseki.xls）からグラフを1枚だけ貼り付けたPowerPointファイルの大きさ

貼り付け方法	ファイルサイズ（KB)
	31KB
	34KB
	208KB

埋め込みを行うと、いかに簡単にプレゼンテーションファイルが大きくなるかが分かるだろうか。

2.3 なぜリンク貼り付けがデフォルトではないのか？

ここまでの結果をみると、リンク貼り付けをすればオブジェクトとして編集もできるし、ファイルサイズも大きくならないしでいいことばかりのようである。それではなぜリンク貼り付けがPowerPointのデフォルト設定になっていないのだろうか？

実は、リンク貼付で保持しているのはExcelファイルがディスクのどこにあるかという情報（のようなもの）である。ということは

• プレゼンテーションファイルだけ別のコンピューターに持って行って編集しようとした
• Excelファイルの場所を動かしてしまった
• 間違っておなじ名前の別Excelファイルを作ってしまった（Excelのファイルに Book1.xlsなどとつけているとありがち）

などのケースではまともに動かないことになる。特に3つめは深刻であり、気づかないうちにプレゼンテーションの中身が全然関係ないファイルの内容で置き換えられてしまう可能性すらある。

例：　リンク先のファイルが同じ名前の全然違うファイルになってしまったケース

test.xlsというファイルの中のグラフをリンク貼り付けしたスライド

この時の test.xlsの画面ショット。確かに同じグラフ

一旦パワーポイントのファイルを保存して終了。その後、C:\sample\test.xlsというファイルが別のファイルに置き換えられた。新しいtest.xlsはこんなファイル

この状態で、先ほどの PowerPointファイルを開いてみると......

この段階では、まだ正しいグラフが出ている。これは、前のリンクから得た情報を使って表示しているから。しかし

他のファイルへのリンクが含まれているので、最新の状態に更新するか？　と聞いてくる。リンク先のファイルが更新されている可能性は十分あるので、「リンクを更新」してみる。すると

なんと、現在の test.xlsに入っていたグラフに勝手に置き換えられてしまった！　　この性質を使えば、本来は人前で表示してはいけないファイルであってもファイル名さえ分かっていれば勝手に PowerPointに表示してしまうという荒技も使える。極めて危険。

2.4 埋め込みのもう一つの欠点：　情報漏洩

本編で使った仮の成績データファイル（seiseki.xls）では、実際にプレゼンテーションに使うのは集計表とそのグラフだけであり、個別の学生の得点は個人情報になるため当然秘匿である。しかし、PowerPoint標準の貼り付け（埋め込み）を使うとファイルが妙に大きくなっていた。あそこには何が入っているのだろう？

そこで、seiseki.xlsからのグラフを埋め込んだ PowerPointのファイルを全然違う PCに持って行って開いてみた。当然、埋め込んであるので文句も言われずにファイルが開いたし、グラフも正しく表示される。また、グラフをダブルクリックすると、Excelの画面が表示されて編集できる。ここまでは問題ない。

ところが、下の方をみると「採点表」というタブが見える。もしここに生の得点データが入っていたら、個人情報だだ漏れの可能性もある。とりあえず開いてみると

生データが見えてしまった。これはデータの内容によっては大いにまずい。PowerPointファイル自体を配布する予定がある場合は十分気をつける必要がある。