2006年度経済情報処理

第6回　データ入力でラクをする（外部データの利用）

Excelで作業する際には、何らかの方法でデータを入力しなければならない
Excel形式でデータが用意されているなら別に問題はないが、Excel形式以外で提供されているデータは沢山ある
データ入力の大原則は「手間は掛けない、入力ミスは減らす」。データを打ち込む作業自体には何の価値もない
コンピューターが読めるデータをいちいち印刷して手で再入力するのは人生の無駄遣い。給料泥棒

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6.1 ファイル経由でデータを読む

Excelはかなりいろいろな形式のファイルをあつかうことができる。具体的なリストは「ファイルを開く」の画面で「ファイルの種類」を展開して表示すればわかる
Excelが対応している形式のファイルであれば、あまり手間を掛けずにデータを読み込める

6.1.1 テキストファイル

Excelでテキストファイルを読み込むには？ → Excel編 Sec. 52

テキストファイルとは、たとえばメモ帳などで作成したファイルである。Excelに限らず、多くのソフトで読んだり編集したりできるので、特定のアプリケーションを相手としないデータ販売などではよく使われる。テキストファイルにはそもそも決まった構造というものがないので、Excelのようにセル構造に流し込むためには若干細工が必要なこともある。Excelがテキストファイルを読み込む際の基本は、

テキストファイルの1行（改行で区切られた）分が、Excelの行として入力される
行の中を列に分解してセルに入力するには、決まった文字を区切りにして項目を分ける方法と、決まった長さで項目を分ける方法がある

という2点。

上の図はスペースで項目間が着られているケースを示している。以下では、まず区切り文字を使って項目を分ける方式を説明し、続いて一定の幅ごとに項目を切っていく方式を説明する。

区切り文字方式

この方式では、改行が Excelでの行を分けるために使われ、ユーザーが指定した区切り文字（タブ、空白、カンマなど）で項目間の区切りを表す。この方式は多くのアプリケーションソフトで扱えることと、作るために特殊なアプリケーションソフトを必要としない。そのため、様々な環境でコンピューターを使っている人同士がデータをやりとりする際にはよい選択肢である。

例題1. 区切り文字方式のデータを Excelに読み込んでみる

データファイルは、sepchar.txt　を用いるので、あらかじめ右ボタンクリックでダウンロードしておく。

Step 1. Excelの「ファイル(F)」メニューから「開く」を選んで、「ファイルの種類」を「テキストファイル（*.prn; *.txt; *.csv）」にする

Step 2. sepchar.txt を開くと、テキストファイルウィザード 1/3が表示される

初期状態では、「元のデータの形式」が「スペースによって右または左にそろえられた固定長フィールドのデータ」となっている。ここでは、区切り文字で区切られたデータを読みたいので、上のラジオボタンをクリックしてから「次へ」をクリック。

「取り込み開始行」は、もとのファイルの何行目から読み込むかの設定。１行目にしておけば、ファイルの先頭から読み込む

Step. 3 テキストファイルウィザード 2/3が表示される

テキストファイルウィザード 1/3 で「コンマやタブなどの区切り文字によってフィールドごとに区切られたデータ」を正しく選択していないと、ここで表示されるウィザード画面が別のものになる。もし違っていた場合は「戻る」をクリックして Step 2からやり直し。

ここでは、スペースでセルが区切られているデータを使うので、「スペース」にチェックをいれて、「次へ」をクリック

区切り文字の種類

区切り文字として普通に使えるのは、4種類。「その他」については、その他のチェックボックスをチェックしてから、右側の入力ボックスに区切りに使いたい文字を入力する。

タブ : キーボードの Tab キーを押すと入力される文字。目には見えないが、タブストップと呼ばれる位置（どこにタブストップがあるかはアプリケーションや設定によって変わる）までカーソルが移動する
セミコロン : キーボードからは普通に入力でき、普通に目で見える。 ;
カンマ : 普通のカンマ。ピリオドとは間違えないように。 ,
スペース : キーボードのスペースを押すと入力される文字。目には見えない

連続した区切り文字は1文字としてあつかう

スペースを区切りにしたときによく使われる。このチェックボックスにチェックしていると、

ロータス 1 2 3
ロータス 1       2       3

が同じようにあつかわれる。チェックしていない場合は1個のスペースが1つのセル区切りになるので、2行目は空きセルが途中に入って読み込まれる。

Step 4 テキストファイルウィザード 3/3 が表示される

指定した区切り文字で実際に行を列に分解した結果が「データのプレビュー」として表示されているので、正しく切れているかどうかを確認する。また、列のデータ形式が意図したものと同じかどうかも確認しておく。特に 1-1のように日付として解釈されそうなデータが入っているときは、この画面できちんと形式を指定しておかないと後で面倒。

Step 5. できあがり

正しくデータが読み込めている。ただし、この状態ではファイル名が開いた「sepchar.txt」のままになっているので、保存するときにファイル形式をExcel形式にすると後々便利。

練習問題1. 以下のテキストファイルを Excelに読み込んでみなさい

tab.txt （区切り文字はタブ。連続する区切り文字は1文字としてはあつかわない）
space.txt （区切り文字はスペース。連続する区切り文字は1文字としてあつかう）

練習問題2 以下のテキストファイルを Excelに読み込んでみなさい

space.txt （区切り文字はスペース。連続する区切り文字は1文字としてあつかわない）
p_date.txt （区切り文字はタブ。連続する区切り文字は1文字としてあつかう）

固定幅方式

この方式では、改行が Excelでの行を分けるために使われ、項目間の区切りはデータ作成時にあらかじめ決められた幅でデータを読むことによって行う。メインフレームコンピューター（いわゆる汎用機）を使ってデータを作っている際にはこのような形式になっていることが多い。たとえば、役所の外郭団体が売る統計のデータなどはこの形式になっている場合が大部分である。

【固定幅方式データの例】

KITSUNE-FOODS                  2000 435611111
TANUKI-BUSSAN                 1450045560 1245
JUGEMU-JUGEMU-AGENCY          125661345633333

この形式の場合、データを自体を見たときに人間が分かるような区切り文字が入っているわけはなく、単に数字がずらずらと並んでいるだけである。たとえば、上のデータ例でも数字の部分は見ても切れ目がよくわからない。そのため、「何桁目から何桁はこのデータで、小数点は何桁目に入れる」といったデータが書いてある資料（レイアウトシート）を使って項目を切り分けていく必要がある。区切り文字方式で使った「テキストファイルウィザード」には固定幅方式のファイルを読み込む機能もあるが、対話的に区切り位置を指定していくため１行に含まれる項目数が多い場合にはかなりの注意力が必要である。

【レイアウトシートの例】

項目番号	項目名	開始桁	桁数	データ型	備考
1	会社名	1	30	文字列	30字を超えた場合は切り捨てられている
2	2003年売上	31	5	数値	千円
3	2004年売上	36	5	数値	千円
4	2005年売上	41	5	数値	千円

例題2. 固定幅方式のデータテキストファイルウィザードで Excelに読み込んでみる

データファイルは fixedwidth.txt　を用いるので、あらかじめ右ボタンクリックでダウンロードしておく。

Step 1. Excelの「ファイル(F)」メニューから「開く」を選んで、「ファイルの種類」を「テキストファイル（*.prn; *.txt; *.csv）」にする

Step 2. fixedwidth.txt　を開くと、テキストファイルウィザード 1/3が表示される

今回は「スペースによって右または左にそろえられた固定長フィールドのデータ」を読みたいのでそのまま「次へ」をクリック。「フィールド」というのは、この場合は行に含まれる一つ一つの項目を意味する。ちなみに、項目をフィールドと呼ぶ際には行は「レコード」と呼ぶ。

「取り込み開始行」は、もとのファイルの何行目から読み込むかの設定。１行目にしておけば、ファイルの先頭から読み込む

Step. 3 テキストファイルウィザード 2/3が表示される

テキストファイルウィザード 1/3 で「スペースによって右または左にそろえられた固定長フィールドのデータ」を正しく選択していないと、ここで表示されるウィザード画面が別のものになる。もし違っていた場合は「戻る」をクリックして Step 2からやり直し。

Excelのテキストファイルウィザードで固定幅のデータを読み込むときに一番の難物がこの指定画面である。「データのプレビュー」部分に一応区切り位置を表すルーラーが出ているものの、レイアウトシートに会わせて区切り位置を丁寧にクリックしていくのは根気と手先の正確さが必要な作業である。固定幅形式のデータは往々にして1行に数百個のフィールドが入っていたりするので、それに耐えられない人はテキストファイルウィザードを使わない方がいい。

さらに良くないことは、ここで指定した区切り位置を記録しておく方法がないこと。後で「データの読み込みが変だったのでは？」と思っても検証する方法がない。

Step 4 テキストファイルウィザード 3/3 が表示される

Step 5. できあがり

正しくデータが読み込めている。ただし、この状態ではファイル名が開いた「fixedwidth.txt」のままになっているので、保存するときにファイル形式をExcel形式にすると後々便利。

練習問題. 3　以下のレイアウトに従ってソニーの株価データを表すテキストファイル（sony.txt）を Excelに読み込みなさい

項目番号	項目名	開始桁	桁数	データ型	備考
1	年	1	4	数値	西暦年4桁
2	月	5	2	数値	1〜9月は01, 02...と表記
3	始値	7	5	数値	円
4	高値	12	5	数値	円
5	安値	17	5	数値	円
6	終値	22	5	数値	円
7	出来高	27	9	数値	円